Funkcje Klemens.AI: co możesz zrobić w systemie

Klemens.AI to rozbudowane narzędzie do pracy z dokumentami firmowymi. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że to „po prostu chatbot do dokumentów", ale pod powierzchnią kryje się znacznie więcej. W tym artykule przeglądamy wszystkie kluczowe funkcje Klemens.AI- nie jako instrukcję obsługi krok po kroku, ale jako mapę możliwości, która pomoże Ci zrozumieć co system potrafi i jak różne elementy ze sobą współgrają.

Repozytoria dokumentów

Repozytorium to podstawowa jednostka organizacji wiedzy w Klemens.AI. Możesz myśleć o nim jak o inteligentnym folderze, który nie tylko przechowuje dokumenty, ale też rozumie ich zawartość.

Co możesz zrobić:

• Przesyłać dokumenty w formatach PDF i DOCX.

• Dokumenty są automatycznie indeksowane, system analizuje ich treść i przygotowuje do przeszukiwania.

• Każdy dokument otrzymuje automatyczne podsumowanie wygenerowane przez AI, dzięki czemu od razu wiesz, co zawiera, bez konieczności otwierania.

• Dokumenty można organizować w kategorie i oznaczać tagami, co pomaga w ich zarządzaniu.

• Pod każdym dokumentem można dodawać komentarze, co jest przydatne do wewnętrznych notatek i dyskusji.

Repozytoria mają własne ustawienia dostępu, co pozwala precyzyjnie kontrolować, kto widzi jakie dokumenty.

Rozmowa z Klemens.AI

Sercem systemu jest interaktywna rozmowa z AI, które zna Twoje dokumenty.

Cztery tryby rozmowy

Klemens.AI oferuje czterech wyspecjalizowanych agentów, z których każdy jest zoptymalizowany pod inny typ zadania:

1. Proste wyszukiwanie- gdy potrzebujesz szybko znaleźć konkretną informację. Idealne do pytań typu „jaki jest termin wypowiedzenia w regulaminie?" lub „jakie są wymagania dla dostawców?"

2. Zaawansowane wyszukiwanie- gdy pytanie wymaga przeanalizowania wielu dokumentów jednocześnie lub zestawienia informacji z różnych źródeł. Przydatne np. do pytań „jakie różnice występują między naszą polityką a wymogami regulatora?"

3. Analiza dokumentów- głęboka analiza wybranego dokumentu lub grupy dokumentów. Użyj, gdy chcesz dokładnie zrozumieć treść, znaleźć niespójności lub wyciągnąć kluczowe wnioski lub wiedzę.

4. Tworzenie dokumentów- gdy potrzebujesz wygenerować nowy dokument na podstawie istniejących materiałów, np. podsumowanie, raport, procedurę czy odpowiedź na zapytanie.

Wskazywanie dokumentów

Podczas rozmowy z Klemens.AI możesz wskazać konkretne dokumenty za pomocą mechanizmu “@” (mention). Zamiast przeszukiwać całe repozytorium, Klemens.AI skupi się na wskazanych materiałach, co daje bardziej precyzyjne odpowiedzi.

Cytowania źródłowe

Każda odpowiedź Klemensa zawiera odniesienia do konkretnych fragmentów dokumentów. Możesz jednym kliknięciem sprawdzić źródło i zweryfikować informację.

Plan kroków

Przy bardziej złożonych pytaniach Klemens pokazuje plan kroków, tzn. jakie dokumenty zamierza przeszukać i w jakiej kolejności. Dzięki temu widzisz tok rozumowania AI i możesz ocenić, czy podejście jest właściwe.

Tworzenie dokumentów (drafty)

Klemens.AI nie tylko odpowiada na pytania, a potrafi też tworzyć nowe dokumenty.

Co możesz zrobić:

• Poprosić Klemens.AI o wygenerowanie dokumentu w trakcie rozmowy, np. „napisz podsumowanie tych trzech procedur" lub „przygotuj projekt odpowiedzi na reklamację".

• Wygenerowany dokument trafia do sekcji draftów, gdzie możesz go dalej edytować

• Każda edycja tworzy nową wersję i możesz wrócić do dowolnej wcześniejszej wersji w historii zmian.

• Gotowy dokument można wyeksportować do formatu PDF lub DOCX.

• Możesz też dodać gotowy draft bezpośrednio do wybranego repozytorium. Staje się on wtedy pełnoprawnym dokumentem, który Klemens.AI uwzględnia w przyszłych odpowiedziach.

Notatki

Wbudowany edytor notatek pozwala zapisywać własne przemyślenia, wnioski i ustalenia obok rozmów z Klemens.AI.

Co możesz zrobić:

• Tworzyć notatki w rozbudowanym edytorze tekstu (rich text) z formatowaniem, listami, nagłówkami.

• Organizować notatki w foldery.

• Każda notatka posiada historię wersji i możesz prześledzić, jak ewoluowała

• Notatki można eksportować.

• Notatki mogą być powiązane z konkretnymi rozmowami, dzięki czemu łatwo wrócisz do kontekstu, w którym dana notatka powstała.

Prompty

Biblioteka promptów to zbiór zapytań i instrukcji stworzonych przez Ciebie, które przyspieszają codzienną pracę.

Co możesz zrobić:

• Tworzyć własne prompty, tzn. gotowe szablony pytań lub instrukcji, które często powtarzasz.

• Przypisywać prompty do konkretnych agentów, np. prompt „porównaj dokumenty" do agenta zaawansowanego wyszukiwania.

• Szybko wstawiać prompty podczas rozmowy, zamiast za każdym razem pisać to samo od nowa.

To szczególnie przydatne w zespołach, gdzie wielu pracowników zadaje podobne pytania. Standaryzowane prompty zapewniają spójność i oszczędzają czas.

Bazy wiedzy

Bazy wiedzy to współdzielone katalogi dokumentów, które mogą być włączane do rozmów jako dodatkowe źródło informacji. W szczególności to zbiór zewnętrznych aktów prawnych, które dostosowujemy do wymagań każdego klienta, aby były relewantne do danego profilu działalności. To daje Klemens.AI konteks do analizy i tworzenia dokumentów.

Co możesz zrobić:

• Przeglądać dostępne bazy wiedzy i ich zawartość.

• Włączać wybrane bazy wiedzy do rozmowy- Klemens będzie przeszukiwał zarówno dokumenty z repozytorium, jak i z włączonej bazy wiedzy.

• Oprócz zewnętrznych aktów prawnych, na życzenie Klienta bazy wiedzy mogą zawierać dowolne materiały przekrojowe, wspólne dla wielu zespołów, np. ogólne polityki firmy, standardy branżowe czy materiały szkoleniowe.

To mechanizm, który pozwala na współdzielenie wiedzy między zespołami bez konieczności duplikowania dokumentów.

Wyszukiwarka systemu Klemens.AI

Dzięki możliwości przeszukania całego systemu Klemens.AI uzyskujesz szybki dostęp do wszystkiego w systemie za pomocą jednego skrótu klawiszowego.

Jak to działa:

• Naciśnij Cmd+K (na Macu) lub Ctrl+K (na Windows), aby otworzyć wyszukiwarkę

• Wpisz szukaną frazę, a wyszukiwarka przeszuka dokumenty, rozmowy, notatki i drafty jednocześnie.

• Wyniki możesz filtrować po typie, np. tylko dokumenty, tylko rozmowy lub tylko notatki.

• Kliknij wynik, aby przejść bezpośrednio do danego elementu.

To najszybszy sposób na znalezienie czegokolwiek w systemie, bez konieczności nawigowania po menu.

Zarządzanie dostępem dla zespołu

Klemens.AI umożliwia precyzyjne kontrolowanie, kto ma dostęp do jakich zasobów.

Co możesz zrobić:

• Ustawiać uprawnienia na poziomie repozytoriów i decydować kto może przeglądać, edytować i zarządzać poszczególnymi zbiorami dokumentów.

• Tworzyć grupy użytkowników i przypisywać im wspólne uprawnienia.

• Zapraszać nowych użytkowników do organizacji za pomocą zaproszeń e-mailowych, generowanych automatycznie przez system.

• Zarządzać rolami- od zwykłego użytkownika po administratora.

System uprawnień zapewnia, że każdy widzi tylko te dokumenty i zasoby, do których powinien mieć dostęp.

Historia rozmów

Każda rozmowa z Klemensem jest automatycznie zapisywana i dostępna do późniejszego przeglądania.

Co możesz zrobić:

• Przeglądać pełną historię swoich rozmów.

• Wracać do dowolnej rozmowy i kontynuować ją od miejsca, w którym została zakończona lub przerwana.

• Wyszukiwać w historii konkretne tematy lub pytania.

Dzięki temu żadna informacja uzyskana od Klemens.AI nie ginie i zawsze możesz wrócić do wcześniejszych ustaleń.

Dziennik aktywności

To narzędzie dla administratorów, które daje pełny wgląd w to, co dzieje się w systemie.

Co obejmuje:

• Informacje kto i kiedy korzystał z systemu.

• Jakie dokumenty były przeglądane i przeszukiwane.

• Jakie rozmowy prowadzono.

• Jakie zmiany wprowadzano w ustawieniach i uprawnieniach.

Dziennik aktywności to narzędzie zapewniające przejrzystość i zgodność z wewnętrznymi politykami organizacji. Nie służy do kontroli pracowników i jego zadaniem jest umożliwienie audytu i zapewnienie odpowiedzialnego korzystania z AI.

Ulepszanie promptów (zapytań)

Nie wiesz, jak sformułować pytanie, żeby uzyskać najlepszą odpowiedź? Klemens.AI Ci w tym pomoże.

Jak to działa krok po kroku:

1. Wpisz pytanie (prompt) w dowolnej formie.

2. Skorzystaj z funkcji ulepszania, klikając w ikonę na dole okna dialogowego. Klemens.AI zaproponuje przeformułowaną wersję pytania, która będzie bardziej precyzyjna i lepiej wykorzysta możliwości systemu.

3. Możesz zaakceptować sugestię, zmodyfikować ją lub zostać przy oryginalnym pytaniu.

To szczególnie przydatna funkcja dla osób, które dopiero zaczynają pracę z Klemens.AI i uczą się, jak najefektywniej formułować zapytania.

Dodawanie (przypinanie) do ulubionych

Elementy, do których wracasz najczęściej, możesz przypiąć dla szybkiego dostępu.

Co możesz przypiąć:

• Dokumenty

• Rozmowy

• Notatki

• Drafty

Przypięte elementy pojawiają się w widocznym miejscu, dzięki czemu masz je zawsze pod ręką bez konieczności przeszukiwania.

Dwujęzyczność

Klemens działa w pełni w dwóch językach: polskim i angielskim.

Co to oznacza:

• Cały interfejs dostępny jest w obu językach i możesz zmienić preferencje językowe w ustawieniach.

• Możesz rozmawiać z Klemens.AI po polsku lub po angielsku, niezależnie od tego, w jakim języku są dokumenty.

• Klemens potrafi odpowiadać w języku pytania, nawet jeśli dokumenty źródłowe są w innym języku.

Przełączanie między językami odbywa się jednym kliknięciem w ustawieniach.

Funkcje Klemens.AI: podsumowanie

Klemens.AI to znacznie więcej niż chatbot do pytania o dokumenty. To kompletne środowisko do pracy z wiedzą firmową: od przechowywania i organizacji dokumentów, przez inteligentne wyszukiwanie i analizę, po tworzenie nowych materiałów i zarządzanie dostępem.

Każda z opisanych funkcji została zaprojektowana tak, aby ze sobą współgrać. Dokument załadowany do repozytorium jest automatycznie dostępny w rozmowach. Draft stworzony podczas rozmowy można dodać do repozytorium. Notatka powiązana z rozmową pozwala wrócić do kontekstu. A wyszukiwarka globalna łączy to wszystko w jedno, łatwo dostępne miejsce.

Jeśli chcesz poznać poszczególne funkcje bardziej szczegółowo, zapraszamy do pozostałych artykułów w Centrum Wiedzy lub po prostu zacznij korzystać z Klemens.AI. Najlepszym sposobem na odkrycie jego możliwości jest po prostu zadanie pierwszego pytania.